۰۱ / مقایسه واقعی
نرم‌افزار اختصاصی را با سیستمی که همین حالا دارید مقایسه کنید؛ نه با یک فایل خالی.
مقایسه رایج «خرید نرم‌افزار» در برابر «ساخت نرم‌افزار» است. در عمل، بسیاری از کسب‌وکارها بین یک سیستم هدفمند و مدلی انتخاب می‌کنند که از اکسل، پیام‌رسان، پوشه مشترک، ورود تکراری داده و حافظه افراد ساخته شده است.
این مدل موجود هزینه دارد: زمان هماهنگی مصرف می‌کند، مشاهده وضعیت را دشوار می‌کند و نقاط بیشتری می‌سازد که اطلاعات در آن‌ها قدیمی می‌شوند. وقتی این سیستم پنهان به‌اندازه کافی پیچیده شود، یک نرم‌افزار اختصاصی می‌تواند پیچیدگی را کم کند، نه زیاد.
۰۲ / از خود کار شروع کنید
مرز نرم‌افزار باید از گردش‌کار واقعی تعریف شود.
کشف درست با چیزی شروع می‌شود که در کسب‌وکار حرکت می‌کند: درخواست، تأیید، سفارش، پرونده، سند، موجودی، پیگیری یا تصمیم. بعد مشخص می‌شود چه کسی هر مرحله را لمس می‌کند، چه اطلاعاتی لازم است و عدم قطعیت کجا ایجاد می‌شود.
این رویکرد از شروع با یک فهرست بلند قابلیت‌ها مفیدتر است. قابلیت‌ها انتخاب‌های پیاده‌سازی‌اند؛ مدل عملیاتی دلیل وجود سیستم است.
نسخه اول معمولاً باید پرهزینه‌ترین یا خطاپذیرترین بخش گردش‌کار را رسمی کند، نه اینکه تمام ابزارهایی را که کسب‌وکار در طول سال‌ها استفاده کرده بازسازی کند.
۰۳ / بده‌بستان
نرم‌افزار اختصاصی بخشی از پیچیدگی را حذف می‌کند و مسئولیت‌های خودش را هم می‌سازد.
نرم‌افزار اختصاصی کنترل بیشتری روی گردش‌کار، ساختار داده، یکپارچه‌سازی و تکامل سیستم می‌دهد. همین کنترل، مسئولیت نگهداری، میزبانی، امنیت، پشتیبان‌گیری، مدیریت تغییر و مالکیت محصول را هم ایجاد می‌کند.
سؤال درست این نیست که «آیا می‌شود این را اختصاصی ساخت؟» تقریباً هر چیزی ممکن است. سؤال بهتر این است که آیا مالکیت این سیستم نسبت به ادامه سازگار کردن کسب‌وکار با ابزارهای عمومی، شفافیت عملیاتی بیشتری ایجاد می‌کند یا نه.
۰۴ / چه زمانی نسازیم
وقتی خود فرایند استاندارد است، یک ابزار استاندارد اغلب انتخاب بهتری است.
اگر نیاز کسب‌وکار روشن، عمومی و استاندارد باشد و یک محصول بالغ آن را به‌خوبی حل کرده باشد، توسعه اختصاصی ممکن است فقط قابلیت‌هایی را بازسازی کند که خریدنشان ارزان‌تر است.
همین موضوع زمانی صادق است که مالک مشخصی برای گردش‌کار وجود ندارد، اراده‌ای برای نگهداری سیستم نیست یا اصطکاک فعلی پیامد مهمی برای کسب‌وکار ندارد. نرم‌افزار اختصاصی باید یک محدودیت واقعی را حذف کند، نه اینکه پروژه فناوری‌ای باشد که دنبال مسئله می‌گردد.